Jak bezpiecznie udostępniać poufne dokumenty?

Większość osób z mniejszą lub większą częstotliwością udostępnia pewne dokumenty i pliki. Część z nich to dane poufne, które nie mogą wpaść w niepowołane ręce. Oznacza to, że trzeba je odpowiednio zabezpieczyć.

Obecnie najczęściej pliki udostępnia się za pośrednictwem dysków znajdujących się w chmurze. Rozwiązanie to jest szybkie i uprawniona osoba od razu może mieć wgląd do tego, co jej udostępniamy. O ile w przypadku prywatnych plików możemy korzystać z publicznej chmury, jak Dropbox, o tyle, kiedy w grę wchodzą dokumenty wrażliwe, trzeba się zastanowić. Potrzeba maksymalnej ochrony i bezpieczeństwa, sprawia, że firmy decydują się na Virtual Data Room.

Czym jest Virtual Data Room?

Jest to tak naprawdę inna nazwa elektronicznego repozytorium dokumentów. Dawniej dokumenty firmowe były gromadzone w formie papierowej, teraz przechowuje się je w formie plików elektronicznych. Dokumenty, jakie znajdują się w elektronicznym repozytorium, też umieszczane są w chmurze. Jednak rozwiązania tego rodzaju są dedykowane konkretnej organizacji i daleko odbiegają od publicznych narzędzi. Są szyfrowane algorytmami, co wykorzystuje się także w bankowości elektronicznej. Trudno w takim razie o lepsze zabezpieczenie.

W elektronicznym repozytorium mogą być zarówno dane jawne, jak i poufne. W tym także te, które stanowią tajemnice firmy. Zatem mogą się w nim znajdować certyfikaty, umowy, patenty itd. Jeszcze nie tak dawno pojęcie Virtual Data Room kojarzyło się z wielkimi korporacjami, przejęciami i fuzjami, obecnie stało się powszechniejsze.

Zalety elektronicznego repozytorium?

Przede wszystkim decydując się na to rozwiązanie, można mieć pewność, że dokumenty będą uporządkowane i żaden z nich się nie zgubi. Ponieważ są zabezpieczone szyfrowaniem, do poszczególnych plików mają dostęp jedynie uprawnieni użytkownicy. Nie ma więc ryzyka, że coś zostanie skopiowane lub skradzione.

Kolejnym walorem jest możliwość szybkiego przeglądania plików o dowolnej godzinie i z dowolnego miejsca. Wszystko to razem sprawia, że przepływ dokumentów jest sprawny i bezpieczny zarazem. Oszczędza się mnóstwo czasu, zwłaszcza kiedy w grę wchodzą procesy, jak fuzje, gdzie inwestor lub przedstawiciel znajduje się w innej części świata.

Jednocześnie na uwagę zasługuje fakt, że użytkownik może dostać uprawnienia na różnym poziomie, więc może mieć dostęp tylko do niektórych plików. Oprócz tego właściciel dokumentów może zdecydować, czy dana osoba może mieć dokument jedynie do wglądu, albo czy może go edytować. Do tego dochodzi kwestia możliwości generacji raportów związanych m.in. z tym, kto i kiedy wyświetlał i ingerował w dokumenty.

Cena nie zawsze taka sama

Ponieważ elektroniczne repozytorium jest aplikacją dedykowaną, nie zawsze wygląda tak samo. Musi być w jak największym stopniu dostosowane do potrzeb użytkowników. Inne oczekiwania i poziom zaawansowania, przekładają się na koszty uruchomienia, czyli stworzenia i wdrożenia. Tak samo na innym poziomie może być koszt utrzymania. Oprócz tego różnić może się interfejs, czy poziom bezpieczeństwa.

Więcej informacji znajdziesz na https://fordata.pl/co-to-jest-elektroniczne-repozytorium-dokumentow/